چگونه با انجام کارهای روتین و روزمره بهره وری را افزایش دهیم؟

چشمانت را ببند عکس استیو جابز را تجسم کن.

یقه اسکی مشکی ؟ شلوار جین؟ کفش ورزشی؟

جابز لباس خود را هم برای ترویج و تبلیغ برند شخصی خود و هم برای برند اپل طراحی کرد. اما، کار او یک مزیت دیگر هم داشت: زندگی خود را ساده تر کرد تا بر وظایف مهم تمرکز کند.

فلج شدن به واسطه انتخاب

در طول روز شما گزینه ها و انتخاب های زیادی دارید. بعضی از آنها منجر به بهره وری معنی دار می شوند. دادن حق انتخاب های بیش از اندازه به افراد، می تواند مانع تصمیم های آن ها شده و یا به کلی آن ها را از تصمیم گرفتن باز دارد. داشتن گزینه های بیش از اندازه می تواند فلج کننده باشد؛ انتخاب کردن های متمادی در طی روز نیز می تواند به مرور فلج کننده باشد.

افراد فقط میزان محدودی از قدرت مغز روزانه را برای انتخاب کردن دارند. هر تصمیمی که شما می گیرید، توانایی مغز در دسترس تان را برای تصمیم گیری موثر در روز بعد کاهش می دهد.

پروفسور کاتلین وحس (Kathleen Vohs) بیان می کند که : “استفاده از ذهن در تصمیم گیری، یک سرمایه گذاری با مالیات بسیار است».

بنابراین وقتی افراد تصمیم می گیرند، انرژی از سیستم روانی یکپارچه آن ها گرفته شده و فقط صرف کنترل رفتارهایشان می شود تا در آینده تصمیمات خوب دیگری بگیرند.

توسعه کارهای روزمره شخصی

داشتن طرز کاری مشابه در هر روز، تصمیمات متعددی را که شما باید در هر روز انجام دهید را حذف می کند: من چه پیراهنی باید بپوشیم؟ چه شلواری باید بپوشم؟ چه کت و شلواری باید بپوشم؟ چه جورابی باید بپوشم؟ چه کفشی باید بپوشم؟

با تبدیل نمودن یک کار منظم به یک رویه ای روتین، مانند لباس پوشیدن، شما می توانید انرژی بیشتری برای تصمیم گیری های مهم بعدی داشته باشید.

شما احتمالا قبلا کارهای روزمره انجام داده اید. در مورد روال (کارهای روزمره) هر روز صبح خود فکر کنید: در زمانی یکسان از خواب بیدار می شوید، صبحانه می خورید، دندان های خود را مسواک می زنید، دوش می گیرید و به همان ترتیب هر روز لباس می پوشید.

همانطور که ویلیام جیمز یادآور شده است، « هرچقدر جزئیات زندگی روزمره خود را بیشتر به دستان بی زحمت اتوماسیون بسپاریم، به همان اندازه قدرت های بیشتری از ذهن ما آزاد می شوند تا به کار مناسب خود رسیدگی کنند.»

توسعه رویه های (روال های) سازمانی

ارزش توسعه رویه های روتین، فراتر از ارزش های شخصی رفته و به روشی ختم می شود که می توان با آن وظایف روزمره را به صورت سازمانی انجام داد. این امر زمانی ارزش ویژه ای پیدا می کند که نشست، نیازمند حل خلاقانه مسئله باشد.

اکثر افراد از ایده نشست های خلاقانه می ترسند. نشست چگونه پیش خواهد رفت؟ در این زمان چه انتظاری از من می رود؟

و زمانی که اکثر افراد از نشست آنها خسته می شوند، این بدتر می شود؛ شک و تردید در محیط نشست، آنها را حتی بیشتر خسته می کند.

استفاده از کارهای روزمره برای از بین بردن شک و تردید

اغلب نشست های خلاقانه هیچگونه ساختاری ندارند: افراد دائما در حال تغییر جهت بین ارائه ایده ها و ارزیابی آنها هستند. این کار نه تنها بی ثمر است، بلکه تا هنگامی که برای یک پیشنهاد و ایده، زمانی مناسب فرا رسد، افراد را ناامید می کند.

این عدم اطمینان باعث می شود که آنها بیش از حد فعالیت های ذهنی را به فرایندهایی که بر بهره وری تاثیر نمی گذارند اختصاص دهند که این خوب نیست.به جای برگزاری نشست آزاد برای همه، یک ساختار مجموعه ای برای حل مشکل ایجاد کنید. و از این ساختار برای حل مسئله در هر نشست استفاده کنید.

ساختار زیر باید برای هر مشکلی به خوبی عمل کند:

  • واقعیت ها و راه حل های فعلی را ارائه دهید.
  • به سرعت راه حل های جدید را عملی کنید.
  • ببینید اگر کسی واکنش های روانی قوی داشته باشد، چرا نمی تواند آنها را ابراز کند.
  • نمادهای مثبت و منفی را در راه حل های فعلی و جدید برجسته کنید.
  • یک تصمیم مشخص بگیرید و شروع کنید.

ایجاد خلاقیت در یک جریان روتین

اغلب افراد از حل مسئله خلاقانه هراس دارند، زیرا به ندرت به آن عمل می کنند. و هنگامی که آنها این کار را  انجام می دهند، اغلب نشست متفاوتی نسبت به زمان قبل برگزار می شود.

حل مسئله خلاقانه را به یک روال منظم تبدیل کنید: هر هفته یک زمانی تنظیم کنید تا راه حلی برای یک مساله ای که سازمان شما با آن مواجه می شود، بیابید. با ایجاد یک رویه روتین در هر هفته، افراد زمان رفتن به ذهنیت طوفان مغزی آسان تری خواهند داشت. آنها همچنین تردید کمتری نسبت به نشست دارند.

این همان زمانی است که شما برای اولین بار برای یک مسابقه شروع به فعالیت می کنید: از سختی شروع می شود. شما پشت سر هم فقط بهانه می آورید با این بهانه آوردن تان فقط کار را کمی به تعویق می اندازید و  طولانی تر می کنید. قبل از اینکه حتی شروع به کار کنید، انرژی تان را از بین می برید و خودتان را خسته می کنید.

اما، اگر به آرامی یک برنامه منظم ایجاد کنید. بهانه ها کم می شوند و انرژی بیشتری برای اختصاص دادن به کارتان پیدا می کنید. در نهایت شما فقط به برنامه خود می چسبید: کارتان به یک روال خودکار تبدیل می شود. دیگر نباید تمرکز کنید که چه موقع باید کار خود را شروع کنید و به جای آن می توانید انرژی خود را به کار تان اختصاص دهید.

بیشتر نویسندگان حرفه ای به شیوه ای یکسان عمل می کنند. نوشتن آنها شاید بهتر از هر روز نباشد، اما با ایجاد یک رویه روتین از آن، مجبور نیستند زمانی که شروع به نوشتن می کنند فکر و بحث کنند. آنها کارشان را  به تعویق نمی اندازند یا تعجب می کنند وقتی که الهام می گیرند. آنها فقط می نویسند.

افزایش بهره وری کاری

توسعه رویه های روتین هم به صورت شخصی و هم سازمانی به شما و افراد تان اجازه می دهد که حداکثر بهره وری را داشته باشید.

چه چیزی از زندگی شخصی شما می تواند به یک رویه روتین تبدیل شود؟ سعی کنید در مورد تصمیماتی که روزانه می گیرید، بهره وری تان را شریک نکنید و کشف کنید که باید چگونه آنها را به یک روال روزانه تبدیل کنید.

چه فرآیندهای سازمانی می توانند از ویژگی خودکار بودن یا تبدیل شدن به یک رویه روتین استفاده کنند ؟

پاسخ دادن به این سؤالات، شما را قادر می سازد تلاش خود را به جایی که این موضوع، واقعا اهمیت دارد، اختصاص دهید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *