۱۲ راهکار عملی برای پیشبرد بهتر جلسات کاری

0
170
12 راهکار عملی برای پیشبرد بهتر جلسات کاری

درباره ی جلسات هفتگی چیزی شنیده اید؟ همان جلسات کاری که سالانه به طور میانگین بیش از ۳۰۰ هزار ساعت کاری را هدر می دهند! این رقم شوخی نیست، بلکه آماری جدی از میزان ساعات هدر رفته در طول جلسات هفتگی را نشان می دهد. با وجود اینکه این رقم بسیار زیاد به نظر می رسد، اما جای تعجبی ندارد که چنین زمانی واقعا در حال هدر رفتن باشد. برای بیشتر ما تنها تعداد کمی از جلسات هفتگی واقعا کاربردی و مؤثر واقع می شوند. باقی جلسات را می توان دلیل اصلی کمبود زمان مان برای تمرکز کردن روی کارهای مهم تر دانست. پس چگونه می توانیم نقش جلسات کاری را کم تر کنیم تا زمان بیشتری برای رسیدن به کارهای مهم تر داشته باشیم؟ این ۱۲ راهکار حرفه ای می توانند به شما در این زمینه کمک کنند.

۱- میزان بازدهی جلسات را بررسی کنید

بررسی کنید و ببینید که در طول یک سال گذشته از چه تعداد از تمام جلسات کاری ، گردهمایی ها و ملاقات ها نتیجه ی خوبی گرفته اید. اکثر مواقع این میزان تنها ۳۰ درصد از کل جلسات شرکت در طول سال است. زمانی که آمار درست را پیدا کردید، شروع به حذف جلسات غیر کاربردی کنید. تمام جلساتی که ارزشی به سازمان تان اضافه نمی کنند و یا در راستای اهداف تعیین شده عمل نمی کنند را حذف کنید.

۲- درخواست شرکت در جلسات غیر ضروری را رد کنید

زمانی که مشخص کردید چه میزان از تمام جلسات کاری که در طول سال داشته اید مفید واقع شده و باقی را حذف کردید، دیگر نباید زمان تان را به جلسات غیر ضروری و غیر کاربردی ای اختصاص بدهید که تنها زمان تان را از شما می گیرند. به عنوان یک مدیر، بدون ترس، نگرانی و یا احساس گناه درخواست حضور در جلسات غیر ضروری را رد کنید.

۳- در جلسات بیش از ۸ نفر حضور پیدا نکنید

این قانونی است که شرکت گوگل نیز از آن پیروی می کند. افراد بیشتر به معنی اختصاص زمان بیشتر و ایده های بیشتر است که در نهایت ممکن است تنها زمان تان را هدر بدهند. در پایان جلسات کاری نیز نتایج را تنها با افرادی در میان بگذارید که می توانند از آن اطلاعات به نحو صحیحی استفاده کنند.

۴- یک روز را به عنوان روز بدون جلسه تعیین کنید

یک روز در هفته را مشخص کنید که تحت هیچ شرایطی در آن به برگزاری جلسات نپردازید. این کار به کارمندان کمک می کند تا حداقل در یک روز کاری بتوانند تمام زمانشان را به انجام کارهای ضروری بپردازند و به خاطر برگزاری جلسات تحت فشار قرار نگیرند.

۵- در جلسات بایستید

شاید برایتان جالب باشد بدانید که ایستادن افراد حاضر در جلسه باعث می شود تا آن جلسه کاری در مدت زمان کوتاه تری به پایان برسد و سریع تر به نتیجه ی مورد نظر دست پیدا کنید. از آنجایی که ایستادن در طول جلسه سخت تر است، این کار باعث می شود تا از هدر رفتن وقت جلوگیری شود و همه ی افراد تمرکزشان را روی به نتیجه رسیدن هر چه سریع تر جلسه بگذارند.

۶- زمان پایان را مشخص کنید

یک زمان اتمام نهایی برای جلساتتان در نظر بگیرید و اجازه ندهید تحت هیچ شرایطی جلسات کاری از زمان تعیین شده طولانی تر شوند. حتی اگر می توانید تایمرتان را روی زمان مورد نظر (به طور مثال یک ساعت) تنظیم کنید و با زنگ آن اتمام جلسه را اعلام کنید. در این حالت تمرکز و حضور ذهن افراد حاضر در جلسه را نیز افزایش می دهید.

۷-از اتاق جلسات دوری کنید

چرا همیشه یک میز گرد و چند صندلی به همراه یک تخته و پروژکتور مکان اصلی برگزاری جلسات کاری است؟ به جای اینکه دایما جلسات را در چنین مکانی برگزار کنید کمی خلاقیت به خرج بدهید و برای برگزاری جلسه به یک رستوران، پارک، کافه و یا هر جای دیگری بروید. برگزاری جلسات در جایی خارج از فضای شرکت و در یک مکان جدید به اعضا کمک می کند تا بیشتر در جلسه حضور داشته و نظرات خلاقانه تری ارایه بدهند.

۸- زمان تعیین شده را تغییر بدهید

اگر تا به حال برای جلسات تان زمانی در حدود یک ساعت در نظر داشتید، این زمان را نیم ساعت برسانید و تنها در صورتی آن را تا یک ساعت ادامه بدهید که برای رسیدن به نتیجه ی نهایی به زمان بیشتری نیاز داشته باشید.

۹- برنامه ی زمانی و اهداف جلسه را مشخص کنید

تعیین خروجی های مورد نظر جلسه و مشخص کردن موارد مورد بحث در طول جلسه کاری باعث می شود تا افراد با آمادگی ذهنی بیشتر و در نتیجه تاثیر گذاری بیشتری وارد جلسات شوند. این کار از هدر رفتن میزان زیادی از زمانتان در طول جلسات جلوگیری می کند.

۱۰- شیوه ی برگزاری جلسات را تغییر بدهید

زمانی که هر گروه باید در جلسات کاری هفتگی بگذارند را به دو بخش تقسیم کنید. این کار باعث می شود که هم زمان جلسات کوتاه تر شود و هم آمادگی افراد حاضر در جلسه را افزایش می دهد.

۱۱- برای جلسات یک تصمیم گیرنده معرفی کنید

برای کمتر کردن جلسات کاری بی فایده، گوگل از یک فرد تصمیم گیرنده استفاده می کند. هر گاه به جلسه ای دعوت شدید، بپرسید که چه کسی مسئول تصمیم گیری در این جلسه است، اگر فرد مشخصی برای این کار وجود نداشت، زمانتان را با حضور در آن جلسه هدر ندهید.

۱۲- حضور کامل داشته باشید

اگر راهکارهای این مقاله را دنبال کنید، از این پس تنها جلسات کاری که در آن ها حضور پیدا می کنید، جلسات مهم و کاربردی خواهند بود. بنابراین برای چنین جلساتی تمام توجه و حواستان را بگذارید و با گوشی یا لپ تاپ تان کار دیگری را در طول جلسه انجام ندهید.

از آنجایی که ما هرگز نمی توانیم زمان بیشتری برای خودمان بخریم، باید برای زمان مان بیش از پول ارزش قایل شویم. با انتخاب هوشمندانه ی جلسات و حذف جلساتی که تنها زمان مان را هدر می دهند می توانیم به بازدهی کامل و بهتری از زمان های کاری مان برسیم. تغییر آسان نیست، اما راهکارهای معرفی شده در این مقاله می توانند به شما در تغییر شیوه های غیر موثر در برگزاری جلسات کمک شایانی بکنند و زمان هدر رفته تان را به حداقل برسانند.

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید